jueves, 14 de enero de 2021

8 consejos de Microsoft para organizar eventos en línea

Debido al brote de coronavirus, Microsoft ha transferido más de 30 eventos internos y externos en línea. Casi la mitad de ellos ya se han realizado, incluida una reunión de socios, a la que asistieron más de 4 mil personas. Por qué esta experiencia le enseñó al organizador de eventos de Microsoft Bob Bejai lo contaremos en nuestro artículo.

1. Piensa de forma cinematográfica, no teatral

La gente viene a los eventos, ya sean reales o virtuales, para aprender algo, hacer contactos y descubrir algo. Eso no cambiará. Pero implementar estos procesos en el entorno digital requiere varios cambios estratégicos.

Comienzan con la producción. Los eventos con presencia personal son de naturaleza más teatral y los virtuales requieren un enfoque cinematográfico. No puede transferir una conferencia real a un chat.

Al organizar eventos en línea, debe pensar en "episodios". La audiencia no estará encantada con la transmisión de video por horas de una cámara dirigida al orador. En su lugar, divida la hora en segmentos. Utilice varias cámaras y planos para cambiar el ángulo de visión. Puede crear una conversación informal, incluso si las personas a las que está sentado están a seis pies de distancia.

2. Evaluar la escala, los objetivos y las capacidades técnicas

Al planificar un evento virtual, es importante comprender cómo satisfacer mejor las necesidades de la audiencia. La escala es crucial, no solo en términos de capacidades técnicas, sino también en términos de contenido. Puede que no tenga sentido realizar un evento para 10,000 personas a la vez, pero es mejor dividir la conferencia en varias sesiones temáticas para grupos pequeños. Si cree que su audiencia está configurada para una sola sesión, piense si puede grabarla para que tantas personas como sea posible puedan ver el video en un momento que les resulte conveniente.

Es importante que los participantes del evento se sientan confiados y seguros: sigue siendo relevante en el espacio digital. Para mantener viva la comunicación y el espíritu del evento real, es necesario crear un escenario virtual, es decir, elegir tecnologías y herramientas que satisfagan sus necesidades.

Ya sea que esté capacitando en un minigrupo o en una reunión a gran escala de todos los empleados, las consideraciones estratégicas sobre qué contenido proporciona y por qué afectarán la forma en que se organiza el evento.

3. Dejar que los ponentes se adapten al formato online

Los oradores deben adaptar su presentación para las cámaras, no para el escenario, del mismo modo que usted necesita ajustar su estrategia de producción. Se necesita práctica aquí. Muchos oradores experimentados están más cerca de la teatralidad: han aprendido a llenar la sala con ellos mismos mientras están en el escenario.

Pero ahora tienen que cambiar sus hábitos y aprender a llenar la pantalla de la computadora. No hay presentación de PowerPoint de fondo y multitud, por lo que debe bajar el tono y sintonizar otra ola. Debe comprender cómo tener una conversación interesante con la audiencia directamente a través de la cámara; esta es una lección que en este momento están tratando de aprender incluso los presentadores de programas nocturnos de entrevistas.

4. Proporcionar comunicación

Hay muchas formas de organizar la comunicación en una conferencia virtual y, nuevamente, es mejor planificar este proceso con anticipación. Por ejemplo, comience a discutir un evento futuro en sus comunidades en las redes sociales que ya tienen participantes potenciales. 

Esto establecerá un diálogo e inspirará a las personas a pensar y hacer preguntas, además de ayudar a los oradores a comprender el estado de ánimo de la audiencia. Cuando se trata de eventos internos, los grupos de empleados son un lugar ideal para comunicarse antes, durante y después del evento.

En cualquier caso, los moderadores juegan un papel importante en la construcción de la conversación. No solo deben mirar el chat, sino trabajar en conjunto con los oradores y desarrollar una comunicación en vivo. Por ejemplo, en lugar de una actuación de 45 minutos y una sesión de preguntas y respuestas de 15 minutos, puede pedirle a la audiencia que haga preguntas en tiempo real.

5. Centrarse en la audiencia mundial

Los eventos virtuales rompen las barreras geográficas. Divida su evento en zonas horarias para que los participantes puedan ver la transmisión en vivo dondequiera que estén. Las plataformas de video como Microsoft Teams le permiten crear subtítulos y traducir los informes de los oradores para que los espectadores puedan percibir la información en su idioma nativo.

Piense en cómo grabar el evento. Microsoft los publica en Stream y Yammer para que la gente pueda ver las actuaciones más tarde.

6. Recuerda el camino del espectador.

El visitante de eventos offline pasa por al menos tres etapas: comunicación con él, su propia visita y resumen. Lo mismo ocurre con los eventos online, pero requieren otros métodos de interacción.

Por ejemplo, un entorno virtual es muy conveniente para el autoaprendizaje. A los participantes se les puede dar "tarea" antes del evento y después del mismo, para ofrecer cursos adicionales en línea o la oportunidad de obtener la certificación.

7. Adapta las tasas de éxito

Es igualmente importante cambiar las tasas de éxito de los eventos virtuales. Utilice una combinación de métricas estándar fuera de línea y métricas de rendimiento digital, como latencia, vistas y descargas. La retroalimentación también juega un papel importante.

Por ejemplo, para albergar a más de 4.000 participantes en una reunión virtual de socios en marzo de este año, Microsoft dividió la conferencia en 810 sesiones. Varían en tamaño: desde pequeñas sesiones para 20 personas hasta grandes sesiones para todos los participantes, incluido el tiempo para cócteles y socialización.

8. Tome el camino del desarrollo

Aunque el futuro es impredecible, es poco probable que la demanda de grandes conferencias fuera de línea vuelva pronto a los niveles anteriores. Los organizadores de eventos, productores y especialistas en marketing deben encontrar nuevas formas de atraer a sus audiencias.

Debe comprender todas las diferencias en la organización de eventos en línea y fuera de línea: desde la planificación hasta la producción y los espectáculos.

A nivel humano, se mantendrá el valor de una conexión personal y viva. Nuestra nueva realidad es la oportunidad de ver cómo y por qué interactuamos con las personas. Esto es bueno tanto para las empresas como para su audiencia.

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