Cómo hacer que su Microsoft Office sea casi imposible de piratear

Microsoft Office ha sido la aplicación de productividad más popular del mundo durante muchos años. Word, Excel, PowerPoint y Outlook son herramientas reconocibles al instante que usamos en el trabajo y en casa.

Desafortunadamente, esta popularidad de Office es un imán para los ciberdelincuentes que crean regularmente nuevas formas de utilizar software legítimo de robo de identidad. La buena noticia es que hay varias formas de reducir el riesgo de ser presa de los piratas informáticos.

Deshabilitar macros

Microsoft Office 365 se denomina "paquete de productividad" porque las aplicaciones incluidas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) están diseñadas para ayudarlo a ser más productivo. Por esta razón, MS Office incluye una función útil llamada macros.

Las macros se pueden usar para automatizar tareas comunes: por ejemplo, si necesita actualizar regularmente su hoja de cálculo con información específica, o si desea crear rápidamente una carta a partir de una plantilla, las macros pueden ayudar. Al grabar una macro, Office completará automáticamente la tarea repetitiva para que no tenga que hacer nada. La macro está incrustada en su archivo, por lo que puede compartirla con sus amigos y colegas para ayudarlos a ser más productivos también.

El problema es que los estafadores pueden utilizar macros para descargar e instalar malware en la computadora de la víctima. Si no usa macros, siempre debe deshabilitarlas en la configuración de MS Office; de ​​esta manera, no será pirateado si alguien le envía un documento con una macro maliciosa.

Activar la verificación en dos pasos

Las contraseñas siguen siendo uno de los aspectos más débiles de la seguridad de TI: si un pirata informático puede robar o adivinar su contraseña, puede acceder a los archivos almacenados en el almacenamiento en la nube de OneDrive o incluso leer su correo electrónico de Outlook.

Para hacerlo más difícil para los piratas informáticos, Microsoft ofrece "verificación en dos pasos". Si esta función está habilitada en su cuenta de Office 365, deberá ingresar un código adicional (además de su dirección de correo electrónico y contraseña) para iniciar sesión.

Este código se enviará como un mensaje de texto a su teléfono y cambiará cada vez que inicie sesión. A menos que los delincuentes también hayan robado su teléfono, no podrán pasar con éxito este segundo nivel de seguridad. Alternativamente, puede usar la aplicación Microsoft Authenticator: en lugar de un código enviado por SMS, se le pedirá que confirme su inicio de sesión usando la aplicación instalada en su teléfono inteligente.

Haga una copia de seguridad de sus datos

El almacenamiento en la nube es increíblemente útil: al guardar archivos en la nube, es menos probable que los pierda, por ejemplo, si algo sale mal con su computadora.

Si los piratas informáticos logran poner en peligro su cuenta de Office 365, pueden robar o eliminar archivos almacenados en su espacio web de OneDrive. Esto convierte a OneDrive en una copia útil de sus datos, pero no puede confiar en él como su única copia de seguridad.

Para protegerse adecuadamente, también debe tener otra copia de seguridad. Afortunadamente, las PC con Windows y las Mac de Apple tienen un software de respaldo gratuito integrado; solo necesita un disco duro externo para conectarse a su computadora. Si algo sale mal con su OneDrive, puede restaurar los datos faltantes desde una copia de seguridad.