lunes, 7 de diciembre de 2020

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de compartir archivos?

El intercambio de archivos es un método utilizado por algunas organizaciones en las que varios empleados tienen acceso a los mismos archivos. La forma en que se accede a los archivos varía según el entorno del usuario. Los archivos pueden compartirse entre dos computadoras, donde los archivos se almacenan en una computadora y otro usuario accede a ellos desde su estación de trabajo.


Los archivos podrían almacenarse en un servidor de archivos de red en lugar de en una estación de trabajo local. Múltiples usuarios pueden acceder a los archivos simultáneamente, con varios permisos, como el de sólo lectura. En el caso de los entornos basados en la nube, los archivos también se almacenan en un servidor al que se accede a través de una conexión segura a Internet.

Como parte de las soluciones de datos seguros de su organización, es necesario evaluar los posibles beneficios y riesgos de utilizar el intercambio de archivos. Al hacerlo, puede determinar qué tipo de sistema de prevención de pérdida de datos podría ayudar a evitar la pérdida de datos y las infracciones de datos.

Las ventajas del uso compartido de archivos

1. Ahorra tiempo

Los empleados no tienen que preocuparse por enviar archivos por correo electrónico, subir o bajar los archivos. En su lugar, pueden acceder rápidamente a los datos que necesitan cuando los necesitan.

2. Elimina las múltiples versiones de los archivos

En lugar de tener múltiples versiones del mismo archivo con información diferente, toda la información es actual y es siempre la versión más actualizada del archivo.

3. Ahorra dinero

No tiene que preocuparse de que los usuarios tengan suficiente espacio de almacenamiento en sus estaciones de trabajo para guardar los archivos cuando guarda los datos en un servidor de red o en un servidor basado en la nube.

4. Evita la pérdida de datos

Si el evento de una caída de la computadora, los datos no se pierden cuando se guardan en un servidor con copias de seguridad nocturnas de datos.

5. Los permisos de los archivos limitan el acceso

Puede configurar las estructuras de los archivos de la red para que sólo los empleados que necesitan acceso a los datos lo tengan. Además, puede incluso controlar lo que hacen con los archivos, como sólo lectura, actualizar, guardar, etc.

Las desventajas de compartir archivos

1. Posibles problemas de datos/plagio de propiedad

Si un empleado toma los pensamientos, ideas, etc. de otro empleado, o los datos de propiedad y los utiliza por sí mismo o los vende, está infringiendo la ley. Sin embargo, atraparlos puede ser difícil si no se dispone de una aplicación para compartir archivos y vigilar la piratería.

2. Requiere suficientes velocidades de red/ancho de banda

El intercambio de archivos requiere una velocidad suficiente para que se pueda acceder a los datos de manera rápida y fácil. Si no se tiene la velocidad necesaria, el acceso a los archivos puede ser muy tedioso.

3. Mayor riesgo de que los archivos se compartan públicamente

Cuando se comparten archivos, existe un mayor riesgo de que un empleado o un hacker externo intente compartir datos de la empresa en un foro público en línea.

4. Mayor riesgo de que los archivos se infecten

Existe un mayor riesgo de que los programas maliciosos, los rescates y los virus infecten los archivos compartidos. Por ejemplo, el virus se encuentra en una estación de trabajo utilizada para acceder a los archivos y se sube a su servidor o a la otra estación de trabajo donde se encuentran los archivos.

Afortunadamente, estos inconvenientes pueden superarse y reducirse aún más con la aplicación de software de supervisión de archivos adecuada, como PA File Sight.

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